Facturar para poder cobrar las ventas o ingresos generados por la actividad sigue siendo hoy en día una tarea que no deja de plantear bastantes dudas a los autónomos y a algunos empresarios.
Todos hemos recibido seguramente alguna vez alguna factura antes de darnos de alta como trabajadores autónomos ahora bien a la hora de ser nosotros quienes tenemos que facturar o recibir alguna factura relacionada con nuestra actividad económica siempre parece más complicado si queremos hacer las cosas bien.
¿Estaremos hacienda bien las facturas que emitimos a nuestros clientes?, ¿Cumplen las facturas que recibimos con los requisitos legales para poder deducirlas?
Con el fin de conseguir aclarecer estas dudas y poder realizar las facturas tan necesarias para poder cobrar vamos a realizar este artículo que espero que a muchos les pueda servir como guía, aunque nos centraremos principalmente en como nosotros como autónomos debemos de emitir las facturas.
Tabla de contenidos
¿Es necesario ser autónomo para poder facturar?
Para poder responder a esta pregunta una de las cosas que debes plantearte es que la factura es el documento que justifica la realización de una operación efectuada por alguien que hace una actividad económica.
Las actividades económicas pueden hacerse como personas físicas «autónomos» o bien por una sociedad, aquí es donde muchas personas se confunden y llegan a hacerse un lío que puede provocar más de un disgusto.
Por una parte existe jurisprudencia que indica que para tener que darse de alta en la seguridad social no va a ser obligatorio hasta que los ingresos que percibimos superen el SMI aunque esto sería otra cuestión a debatir, ya que la jurisprudencia realmente habla del concepto de «habitualidad» y este concepto es bastante subjetivo.
Por otra parte debemos de tener claro que no es lo mismo Hacienda y la seguridad social, y por lo tanto tampoco va a ser lo mismo darse de alta en la seguridad que darse de alta en el «censo de empresarios, profesionales y retenedores» y aquí ahí que darse de alta desde el primer euro que tenemos para cobrar de nuestro cliente. La forma de hacerlo Modelo 036 o 037 o a través de un DUE
Por lo tanto el único modo de poder realizar una factura correctamente es dándose de alta en Hacienda o bien si tenemos una sociedad a través de la misma.
Conclusión: Es posible que podamos hacer una factura puntual sin ser autónomo, pero obligatoriamente deberemos de darnos de alta en Hacienda.
¿Que operaciones se deben de facturar?
En concreto las facturas que deben de facturar los autónomos y las empresas son:
a) Entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizan en el desarrollo de su actividad
b) Los anticipos recibidos por los trabajos a realizar o por los productos vendidos.
c) Aquéllas en las que el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, con independencia del régimen de tributación.
d) Aquéllas en las que el destinatario lo exige. Los autónomos en recargo de equivalencia al igual que ocurre en el caso del apartado c si que tendrian que facturar aunque el régimen los dispense de ellos
e) Entregas intracomunitarias exentas
f) Ventas a distancia
g) Exportaciones exentas
h) Entregas de bienes que deben instalarse o montarse antes de su puesta a disposición, si la instalación se ultima en España e implica la inmovilización de los bienes
i) Aquellas de las que son destinatarias las Administraciones Públicas o personas jurídicas que no actúan como empresarios o profesionales, con independencia de que se encuentren establecidas en España o no.
¿Qué plazos tenemos para poder facturar como autónomos?
Otro de los problemas que nos encontramos a la hora de facturar es en que momento debemos de emitir la factura.
Según ley las facturas deberían emitirse antes del día 16 del mes siguiente a la fecha de realización de la operación, ahora bien en los meses de marzo, junio, septiembre y el mes de diciembre lo aconsejable y para evitar problemas con el IVA lo aconsejable es que se emitan las facturas dentro del mes de realización de la operación.
La no emisión de las facturas en plazo seria del 1% del importe de la factura.
Problemática del IVA y la fecha de emisión de las facturas
Cuando realizamos una operación con IVA que posteriormente debemos de documentar en una factura, nos podemos encontrar con que la fecha de emisión de la factura no pertenece al trimestre en el que debe declararse el IVA y eso es un problema, ya que nos obligaría a tener que registrar en nuestra contabilidad la factura con una fecha distinta a la de emisión cuando lo ideal para simplificar las cosas a Hacienda es que en el trimestre aparezcan las facturas emitidas durante esas fechas y no las de las fechas distintas. Ahora bien esto se salva registrando la factura el último día del mes último del trimestre a declarar.
¿Qué requisitos deben de cumplir las facturas?
El reglamento de facturación indica que las facturas deberán de contener al menos:
a) Número y serie. Sirve para identificar cada factura como diferente y única
b) Datos del emisor y del receptor con el fin de que quede constancia de quien realizan la operacion comercial.
c) Descripción de la operación. es importante que se indique que es lo que se está facturando
d) Base imponible. Es el precio del bien o servicio que se esta comprando o contratando
e) Tipo impositivo. El IVA que grava la operacion. A veces pueden existir varios tipos de IVA
f) Cuota que se repercute. El IVA cobrado al cliente que posteriormente debe ser ingresado en Hacienda
g) Fecha de expedición de la factura.
h) Fecha en la que se han efectuado las operaciones o en que se ha recibido el pago anticipado
Pero a veces a la hora hacer las facturas nos pueden entrar algunas dudas como:
¿Se puede facturar en Inglés?
A veces nos puede surgir la duda en el supuesto de que tengamos clientes en otros países es si podríamos emitirle las facturas en su idioma.
Sobre esto ahí que atender a lo que indica la normativa y esta nos dice que en principio podemos emitir las facturas en cualquier idioma oficial de los existentes en España (castellano, catalán, valenciano, gallego, euskera y aranés) .
Si quisiésemos emitir una factura en inglés o en otro idioma podemos encontrarnos con que Hacienda nos puede obligar a tener que traducir las facturas con lo cual es aconsejable que junto con el idioma en el que emita las facturas incluya una traducción en castellano (aunque lo haga en letra cursiva por ejemplo)
¿Se puede facturar en una moneda distinta al euro?
Si quieres facturar en una moneda distinta al euro estas en tu derecho de hacerlo, y podrías utilizar esta moneda para expresar la base imponible por ejemplo, ahora bien si en esa factura debes repercutir el IVA este debe estar indicado en euros.
Cuando emitimos una factura a Europa o fuera de la unión europea normalmente en esa factura no se repercutirá el IVA con lo cual en la mayoría de las ocasiones no tendrá ningún problema para poder realizar su factura en dólares o en libras. Ahora bien debe de ter cuidado con la regla de cierre
¿Cuál es el domicilio que debo usar para mis facturas?
Tanto si se trata de facturas emitidas como si se trata de facturas recibidas de lo que debes asegurarte es que en las facturas el domicilio que salga es el domicilio fiscal.
El domicilio fiscal es aquel lugar donde Hacienda puede localizarnos a la hora de relacionarse con nosotros, y en el caso de las personas físicas coincide con la residencia habitual, ahora bien aquellas personas físicas que efectúan principalmente actividades económicas Hacienda podría entender como domicilio fiscal el lugar donde desarrolla su actividad.
Esto podrá suceder en aquellos casos en la que más de la mitad de la base imponible general (trabajo, actividades económicas, imputaciones de renta, rendimientos del capital inmobiliario y algún que otro rendimiento del capital mobiliario y de las ganancias patrimoniales) procedan de la actividad económica.
En el caso de las personas jurídicas donde se lleve a cabo la efectiva gestión y dirección del negocio y en caso de duda donde se encuentre la mayor parte del inmovilizado de la empresa.
Con lo cual para que no existan problemas en cuanto a la emisión y deducción de las facturas el domicilio que debe aparecer es el fiscal.
¿Qué sistema de numeración uso en mis facturas?
No todas las formas de numerar las facturas son validad para Hacienda, lo único que dice el reglamento de facturación es que tienen que llevar un orden correlativo y por otra parte las facturas no pueden emitirse de tal forma que permita incluir facturas intercaladas.
Teniendo en cuenta lo anterior numerar las facturas por año es un buen sistema, ya que permite diferenciar las facturas por ejercicio económico y nos da también alguna pista de seguimiento de como va el negocio como número de facturas que se emiten un año.
Por ejemplo muchos profesionales emiten factura por proyecto con lo cual saber el número de facturas de un año nos puede dar una indicación de los proyectos que se han realizado ….
En cambio no se puede facturar por meses por que no existe una justificación razonada para empezar una nueva facturacion.
¿Se puede facturar online?
Hace ya muchos años existían autónomos y empresas que facturaban a sus clientes en papel, pero las nuevas tecnologías no han dejado indiferente al método de facturar de autónomos y PYMEs y cada vez son más los autónomos y empresas que se interesan de como pueden facturar online de modo correcto.
Las facturas en papel siempre han sido válidas, sin embargo si queremos facturar online de forma correcta y que nuestras facturas tengan la misma validez que en papel deberemos de seguir una serie de pautas.
¿Cómo facturar online de manera válida?
Para poder emitir las facturas a través de estos medios debe en primer lugar existir un consentimiento por parte del emisor de la factura.
Si emitimos una factura en PDF la manera adecuada de hacérsela llegar al cliente es mediante e-mail o a través de alguna plataforma que permita descargarlas de la página web soluciones como Holded, Billin o facturacloud son excelentes soluciones online mediante las cuales se puede facturar y emitir una factura válida.
Algunos tipos de facturas especiales
A veces el autónomo tiene que realizar facturas con ciertas características especiales.
Facturas rectificativas.
A veces podemos hacer una factura en la que hemos cometido un error, imagínese que usted factura a su cliente y al revisar la contabilidad se da cuenta de que ha dejado de repercutir el IVA sobre una serie de gastos incluidos en la factura los cuales el cliente se ha comprometido a abonarle, en ese momento tendrá que emitir una nueva factura a la que llamaremos «factura rectificativa» .
A la hora de emitir una factura rectificativa es importante que usted use otra serie de numeración que diferencia estas facturas del resto de facturas.
En actividades en las que se venden productos es posible no tener que emitir una nueva factura y arreglarlo en la factura siguiente
Facturas exentas de IVA o no sujetas
Son aquellas facturas en las que no debe repercutirse el IVA, pero es crucial que se indique el motivo por el cual dicha operación no lleva IVA por lo que no debe de olvidarse de incluir en la factura el motivo de no facturar con IVA
Facturas con suplidos
A veces a la hora de facturar ahí que incluir en las facturas una serie de gastos que se realizan por cuenta y a nombre del cliente.
A la hora de facturar debe de fijarse que no está repercutiendo el IVA por los mencionados conceptos.
Este tipo de gastos efectuados por mandato y en nombre del cliente es lo que llamamos «suplidos»
Facturas Simplificadas.
Se puede facturar emitiendo facturas simplificadas en los siguientes casos:
a) Importe de la factura ≤ 400 euros, IVA incluido.
b) Si debe expedirse factura rectificativa, sea cual sea su importe.
c) Importe de la factura ≤ 3.000 euros, IVA incluido, en las operaciones siguientes:
– ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados;
– servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, y suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto;
– servicios prestados por salas de baile y discotecas;
– ventas o servicios en ambulancia;
– ventas o servicios a domicilio del consumidor;
– servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador;
– transportes de personas y sus equipajes;
– servicios de peluquerías e institutos de belleza;
– utilización de instalaciones deportivas;
– revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos;
– aparcamiento y estacionamiento de vehículos;
– alquiler de películas;
– servicios de tintorería y lavandería;
– utilización de autopistas de peaje;
– las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades.
En estos casos la obligación de facturar se cumplen con facturas en las que no es necesario identificar al receptor de la factura.